אנשים הם אלו שיוצרים ארגון מצוין, לא מכונות!

טכנולוגיה ומכונות חדישות ככל שיהיו- לא מספיקות כדי ליצור ארגון מצוין!

בעלים של אחד הארגונים שאני מלווה בצפון אמר לי : "יש לנו את הטכנולוגיה הכי עדכנית והמכונות הכי חדישות ועדיין- אני לא מצליח לממש את הפוטנציאל העסקי של המפעל כי התרבות הארגונית, התהליכים והאנשים לא בכיוון הנכון..."

ואכן לאחר אבחון קצר שכלל פגישות עם חברי ההנהלה ומספר עובדי מפתח וסיור ברצפת הייצור (כי הנחת העבודה שלי היא שאי אפשר להבין באמת ארגון בלי לרדת לשטח) זיהיתי את הקשיים עליהם הוא דיבר.

תרבות ניהולית- מאוד ריכוזית, מרבית האחריות יושבת על אדם אחד שהוא המנכ"ל ומנהל התפעול ובגלל חוסר תפקוד של חלק ממנהלי הביניים, מוצא את עצמו בעוד תפקידים שונים.

תרבות ארגונית- מאוד משפחתית, עוטפת חמה וגם- קושי בהחלפת עובדים לא מתאימים בגלל נאמנות.

תהליכי עבודה- ברוב המקומות היו חסרים תהליכים סדורים, וגם אם הם היו כתובים על בנוהל מסודר, לא התבצעו בשטח הלכה למעשה.

מיקוד ארגוני בכאן ועכשיו- עומס גדול, כיבויי שריפות, חוסר יכולת להרים את הראש מהפעילות השוטפת ולחשוב על פיתוח עסקי, ניתוח השוק, חזון ואסטרטגיה.

תחלופת עובדים- מאוד גבוהה, קושי לגייס עובדים לתפקידים שונים וגם לאחר הגיוס- קושי בשימור לאורך זמן ובהתאם, איבוד מידע ומקצועיות.

אז מה עשינו?

בנינו תהליך ארגוני שמטרותיו:

• שיפור אפקטיביות ויעילות ארגונית

• הגברת השליטה הניהולית בארגון (ביזור האחריות והסמכות)

• סנכרון וסינרגיה בין היחידות השונות

• שיפור מיומנויות ושגרות ניהול ארגוניות

התהליך כלל:

1. פיתוח צוות הנהלה –

• בניית חזון, יעדים ומטרות ארגוניות ארוכות וקצרות טווח

• ביסוס שגרות בעבודת ההנהלה (ישיבת הנהלה שבועית, ישיבת מכירות, שגרות ניהול בייצור ועוד)

• ליווי אישי לחברי ההנהלה בהגדרת התפקיד שלהם ושיפור מיומנויות הניהול

2. התאמת מבנה ארגוני -

• יצירת מבנה ארגוני בו האחריות הניהולית מבוזרת בין כל חברי ההנהלה ודרג מנהלי הביניים

• הגדרות תפקידים, תהליכי עבודה, נהלים ושגרות עבודה לכל תפקיד

• שיפור תהליכי עבודה בין ממשקים קריטיים- תיאום ציפיות והגדרות

3. שיפור מיומנויות ניהול-

• קורס ניהול משותף לכל מנהלי האנשים בארגון שכלל נושאים כמו: תפיסת תפקיד, הנעת ומוטיבציה של עובדים, אפקטיביות אישית וניהול זמן, תקשורת בינאישית, ניהול קונפליקטים ועוד.

4. שיפור תהליך גיוס ושימור עובדים-

• בניית תכניות הכשרה וחניכה לעובדים חדשים

• שיפור מותג המעסיק של הארגון

• בניית תכנית שימור עובדים הכוללת: תרבות של משוב, תכנית קידום, תכנית הכשרה ופיתוח מקצועי

בדרך נתקלנו בקשיים שכללו-

התנגדויות של מנהלים- קושי לקחת אחריות מלאה ובלעדית על התחום שלהם, קושי לוותר על תחושת העצמאות ולהתחיל לתת דין וחשבון על הפעילות אותה הם מנהלים להנהלה, ניהול על פי נתונים שהכריח אותנו להסתכל למציאות הארגונית בעיניים ולפעמים ממש לא לאהוב את מה שעלה שם.

התנגדויות של עובדים – בלבול, למי פונים עכשיו באיזה נושא? בעבר ניתן היה לפנות לכל חבר הנהלה בכל נושא ואילו עכשיו התבקשו לפנות למנהל הישיר שלהם לפתרון בעיות או בקשות.

קושי בשינוי דפוסי תקשורת- להפסיק לתקשר נושאים מורכבים בשיחות מסדרון ו"על הדרך" להתחיל לנהל את התקשורת הארגונית בצורה מסודרת כדי לבנות מסרים אחידים שיצעידו את הארגון קדימה.

קושי בהטמעה של תהליכים שונים מהמוכר והידוע- עבדנו ככה עד עכשיו אז למה לשנות?

הצלחה של תהליך שינוי תלויה במידה רבה בתזמון הנכון ובתחושת החירום שבמקרה הזה הגיעה מתלונות של לקוחות על אי עמידה בזמני אספקה ובעיות איכות ומתחלופת העובדים הגבוהה בארגון, בהירתמות, בהתמדה ובנחישות של המנכ"ל ושאר חברי ההנהלה שלקחו בשתי ידיים את התהליך והעזו לצאת מאזורי הנוחות שלהם לטובת המטרה המשותפת.

שינוי אינו קל לאף אדם, קבוצה או ארגון- אבל עם השותפים הנכונים, בתזמון הנכון, עם היכולת לראות לאן הולכים ומהי הדרך הנכונה ועם התמדה ונחישות של המובילים אותו- הוא אפשרי!