תוכנית עבודה שנתית - מתוכנית למגירה לכלי עבודה "חי ונושם"

תהליך בניית תכניות עבודה שנתיות בעיצומו וזה בדיוק הזמן לעצור ולהבין מה גורם לתכנית להיות כלי עבודה ולא רק עוד תהליך שבסופו יש לנו מצגת מקסימה ו.. זהו!

איך גורמים לזה שתוכנית עבודה שנתית תהיה כלי אמיתי שעובדים איתו במהלך השנה? איך מוודאים שהיא לא נכנסת למגירה ויוצאת שוב בדצמבר 2022? ולא פחות חשוב – איך רותמים את כל הארגון לפעול ביחד להשגת המטרות הארגוניות, כל אחד בתחומו?

• מתקשרים ומתחייבים – מציגים את התוכנית לכמה שיותר אנשים רלוונטיים, למנכ"ל, להנהלה, לאנשי הארגון. ההצגה משיגה שני דברים מרכזיים:

עוזרת לנו להתחייב - התחייבות כלפי אחרים נוטה להיות חזקה יותר מהתחייבות כלפי עצמנו.

רותמת את השותפים בארגון - אנחנו לא חיים בוואקום וכמעט תמיד צריכים משאבים ואנשים נוספים בארגון כדי להצליח, השיתוף עוזר לנו לתאם ציפיות עם כל הגורמים.

• עובדים בשני כיוונים - Bottom-up ו Top-down - תהליך בניית התוכניות לא מתחיל ומסתיים בהנהלה, אם תבנו תהליך סדור של פריטת היעדים של ההנהלה ליעדים של היחידות הארגוניות ותעודדו בעלי תפקידים שונים מתוך הארגון לקחת על עצמם יעדים ומשימות שמקדמות את המטרות הארגוניות, כך גדל הסיכוי להצלחה וצמיחה. בנוסף, שווה לבקש ולקבל פידבק מהשטח על התוכנית, המשאבים, סיכויי ההצלחה וכו' ולעדכן בהאם.

• משלבים שגרות – כן, כבר עכשיו! שמים ביומן שגרות בקרה על התוכנית, אחת לחודש/ אחת לרבעון ישיבת הנהלה שמיועדת לסקירת התוכנית ועדכונה במידת הצורך. ישיבות חודשיות אישיות עם האחראים על היעדים בתוכנית כדי לוודא שהיא באמת מתבצעת.

• חוגגים הצלחות – אחרי שהשגנו חלק מהיעדים נעצור ונחגוג, הצלחות והכרה בהן, מייצרות דרייב לעשייה ולהמשך ההתקדמות.

• לוח תכנון שנתי - דואגים לתלות את עיקרי התוכנית במקום שבו היא תהיה כל הזמן מולנו כמו מצפן שמראה לנו את הדרך והכיוון.

• נעזרים בטכנולוגיה - יש תוכנות רבות שיכולות לסייע לנו לעקוב אחר תוכניות העבודה ואם אין בארגון, יוצרים קובץ אקסל פשוט, משותף להנהלה או לצוות בו מעדכנים את ההתקדמות שלנו ובעזרתו מבצעים בקרה על התוכנית.

תוכנית עבודה שכתובה היטב ומבוקרת במהלך השנה מעלה משמעותית את הסיכויים להתקדמות שיטתית, מנוהלת ומבוקרת לעבר השגת המטרות והיעדים הארגוניים. היא מייצרת וודאות ומעלה מוטיבציה של האנשים בארגון בעיקר כי בסופו של דבר, כולנו רוצים להיות חלק מהצלחה.

ולסיום - כל תוכנית היא בסיס לשינויים, אני מציעה לא להתאהב במה שכתבנו, אם רואים במהלך השנה שהתוכנית צריכה עדכון, מעדכנים!